¿Cómo comunicar eficazmente por correo electrónico?

 

En el siglo XXI se utiliza cada vez más la comunicación por correo electrónico, ya sea por motivos personales o profesionales. Casi todos los días nos encontramos enviando un correo electrónico:

  • Para concertar una cita;
  • Pedir una revisión de las tarifas del seguro de coche;
  • Para enviar escaneos de documentos o fotos;
  • Para programar reuniones;
  • Para pedir puntos de situación en el trabajo, cambios de horario, etc.

La comunicación por correo electrónico se ha convertido en la mayor tendencia en el mundo personal y empresarial, ya que permite una comunicación rápida con cualquier parte del mundo.

 

Son varias y muy variadas las razones por las que necesitamos comunicarnos, sin embargo siempre debemos seguir algunos pasos que nos permitan hacerlo de forma correcta y asertiva:

Definir el tema

Principalmente en los correos electrónicos profesionales, debemos prestar atención a no mezclar temas para no hacerlos confusos ni originar posibles pérdidas de información en el futuro.

 

Asunto: Tasa

CC: João, Rui, Carla

 

Buenas tardes João,

 

Tengo que terminar la negociación con el cliente y nos ha pedido que evaluemos la posibilidad de bajar el tipo de interés, ¿podrían analizar esta situación y enviarme sus comentarios?

 

P.D. La reunión del viernes es ahora a las 15:00 en lugar de las 17:00.

 

Sinceramente,

Pedro”.

 

Este es un ejemplo de lo que NO debemos hacer. ¿Por qué?

 

La P.D. debe añadir una información inherente al primer dato. Podría ser: ”P.D. El tipo actual es del 1,45%”. No podemos evitar el asunto principal porque además de mezclar asuntos, en caso de que el receptor quiera encontrar el email con la hora de la reunión no se identifica como tal.

Lo ideal es definir:

  • Reunión con el cliente de la empresa X;
  • Actualización del guión del cliente Y;
  • Contratación de DMT;
  • Contraseñas de acceso;

 

Si olvido mi contraseña de acceso sé dónde encontrarla, si necesito saber el estado de un proceso conozco el correo electrónico que se refiere a ello. No hay confusión ni pérdida de tiempo.

 

A la hora de construir un correo electrónico debemos prestar atención a todos los detalles, desde la correcta inserción de los mensajes hasta la revisión del contenido escrito.

Definir a quién enviarla

En el correo anterior Pedro añadió 3 personas a las que enviar, sin embargo sólo se dirigió a João. Si las personas afectadas realmente necesitan saber sobre este correo electrónico, lo hizo bastante bien. Si no lo necesitan es totalmente innecesario que lo añadamos y que reciban correos electrónicos que no les son útiles. Si se trata de un proyecto conjunto, debemos definir bien lo que queremos el uno del otro:

 

  • João – Comprueba la reducción de tasas por mí.
  • Rui – Adjunta todas las actualizaciones al expediente del cliente.
  • Carla – Maneja la factura de este cliente para el mes anterior .

 

Decir lo que queremos

Nuestra comunicación debe ser directa para no complicar la interpretación. Si queremos una actualización, la pedimos. Si tenemos una pregunta, debemos hacerla directamente.

 

Ser claro

No hay nada más desagradable que recibir un correo electrónico confuso que tenemos que releer decenas de veces hasta que podemos entender mínimamente lo que quieren que hagamos. La información debe ser clara, directa y asertiva.

 

Revisar y corregir

Enviar un correo electrónico con errores ortográficos dará una mala imagen de nosotros y de nuestra profesionalidad. Por ello, siempre debemos tener cuidado de leerlo antes de enviarlo y asegurarnos de que no hay errores de puntuación o gramaticales, aquí podemos perder un minuto pero nos aseguraremos de no cometer errores.

Aparte de los errores de escritura, debemos evitar:

  • Errores de interpretación – como tal, debemos asegurarnos de que el tono que transmitimos en el correo electrónico no es autoritario ni agresivo, porque como nos estamos comunicando sólo verbalmente el receptor no tendrá acceso a nuestro lenguaje no verbal, por lo que puede interpretarlo a su manera, y ésta puede ser diferente de la que pretendemos transmitir.
  • Utilizar mayúsculas: transmiten agresividad (como si estuviéramos gritando). Dé preferencia al uso de la negrita para destacar la información importante.
  • Palabras complejas: es mejor que nos entiendan que mostrarnos como escritores natos. – Importancia de adaptar la escritura al poder de interpretación del receptor. Utilice palabras sencillas y claras que transmitan lo que quiere sin complicaciones.

Revisar y corregir nuestras faltas de ortografía es sumamente importante para evitar que nos malinterpreten o que demos una mala impresión por cometer demasiados errores.

Finalización del correo electrónico

Cuando hayamos dicho lo que queremos debemos terminar nuestro correo electrónico, asegurándonos de que todo ha quedado claro y dejando la puerta abierta para que si necesitan alguna aclaración estamos a su disposición. Aquí si no tenemos firma en el correo electrónico, lo ideal es asegurarnos de proporcionar todos los datos necesarios para contactar con nosotros posteriormente, ya sea nuestro contacto telefónico o el correo electrónico personal, dependiendo de las situaciones.

 

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