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Como comunicar eficazmente via e-mail

 

Em pleno século XXI a comunicação via e-mail é cada vez mais usada, seja por motivos pessoais ou profissionais. Quase todos os dias damos por nós a enviar um mail:

  • Para marcar uma consulta;
  • Para pedir revisão das tarifas de seguro automóvel;
  • Para enviar digitalizações de documentos ou fotografias;
  • Para marcar reuniões;
  • Para pedir pontos de situação no trabalho, trocas de horário, etc.

A comunicação por e-mail tornou-se a maior tendência no mundo pessoal e laboral, pois permite uma comunicação rápida com qualquer parte do mundo.

São vários e muito variados os motivos pelos quais necessitamos de comunicar, no entanto devemos sempre seguir alguns passos que nos permitem fazê-lo de forma correta e assertiva:

 

Definir o assunto

Principalmente em e-mails profissionais, devemos ter em atenção a não mistura de assuntos de modo a não os tornar confusos ou originar possível perda de informação futura.

 

‘’  Assunto: Taxa

Para: Pessoa X

CC: Pessoa A, Pessoa B, Pessoa C

 

Boa tarde X,

 

Preciso de terminar a negociação com o cliente e ele pediu para avaliarmos a possibilidade de descer a taxa de juro, podes por favor analisar essa situação e mandar-me feedback?

 

P.s. A reunião de sexta-feira passou a ser às 15h em vez de ser às 17h.

 

Atentamente,

Pedro.’’

 

Isto é um exemplo do que NÃO devemos fazer. Porquê?

 

O P.s. deve acrescentar uma informação inerente à primeira informação. Poderia ser: ‘’ P.s. A taxa atual é de 1.45%’’. Não podemos fugir ao assunto principal pois para além de misturarmos assuntos, caso o receptor queira encontrar o e-mail com a hora da reunião o mesmo não está identificado como tal.

O ideal é definirmos:

  1. Reunião com cliente da empresa X;
  2. Atualização do guião do cliente Y;
  3. Recrutamento DMT;
  4. Senhas de acesso;

 

Se eu me esquecer da minha password de acesso eu sei onde a encontrar, se eu precisar de saber o ponto de situação de um processo eu sei qual o e-mail referente a isso. Sem confusões nem perdas de tempo.

Ao contruir um e-mail devemos ter em atenção todos os detalhes, desde a inserção correta dos correios eletrónicos até à revisão do conteúdo escrito.

Definir as pessoas para quem enviar

No email anterior, o autor adicionou 3 pessoas para quem enviar, no entanto só se dirigiu à pessoa X. Caso as pessoas em causa necessitem realmente de ter conhecimento deste e-mail, fez bastante bem. Caso não necessitem é totalmente desnecessário para nós adicionar e para eles receberem emails que não lhes são úteis. Caso seja um projeto comum devemos definir bem o que pretendemos de cada um:

 

‘’ Pessoa A- Verifica-me a redução da taxa.

Pessoa B- Anexa todas as atualizações ao processo do cliente.

Pessoa C- Trata da facturação deste cliente relativa ao mês anterior ‘’

 

Dizer o que pretendemos

A nossa comunicação deve ser direta de forma a não complicarmos a interpretação. Se queremos uma atualização, pedimos a atualização. Se temos uma pergunta devemos fazê-la diretamente.

 

Sermos claros

Nada é mais desagradável do que recebermos um e-mail confuso e que temos de reler dezenas de vezes até conseguirmos perceber minimamente o que pretendem que façamos. As informações devem ser claras, diretas e assertivas.

 

Rever e corrigir

Enviar um e-mail com erros ortográficos passará uma má imagem em relação a nós e ao nosso profissionalismo. Como tal, devemos sempre ter o cuidado de o reler antes de enviar e certificarmo-nos que não existem erros de pontuação ou gramática, podemos perder aqui um minuto mas iremos garantir que não cometemos erros.

Para além dos erros de escrita, devemos evitar:

  1. Erros de interpretação – como tal devemos garantir que o tom que transmitimos no email não é autoritário nem agressivo, pois como estamos a comunicar só verbalmente o recetor não irá ter acesso à nossa linguagem não-verbal logo poderá interpretar à sua maneira, e essa ser diferente daquilo que pretendemos transmitir.
  2. Usar letras maiúsculas – transmitem agressividade (como se estivéssemos a gritar). Dê preferência ao uso do negrito para dar destaque a informações importantes.
  3. Palavras complexas – mais vale sermos entendidos do que nos mostrarmos escritores natos. – Importância da adaptação da escrita ao poder de interpretação do recetor. Use palavras simples e claras que transmitam o que pretende sem complicações.

Rever e corrigir os nossos lapsos ortográficos é extremamente importante para evitar sermos mal interpretados ou passarmos uma má imagem por excesso de erros.

Terminar o e-mail

Quando já dissemos o que pretendemos devemos terminar o nosso e-mail, garantindo que tudo ficou claro e deixando abertura para que caso necessitem de algum esclarecimento estamos ao dispor. Aqui se não tivermos assinatura no e-mail, o ideal é termos a certeza que providenciamos todos os dados necessários para entrarem em contato conosco posteriormente, seja o nosso contacto telefónico ou email pessoal, dependendo das situações.

 

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